Postępowania wewnętrzne – alternatywa dla organów ścigania?
Postępowania wewnętrzne, czyli działania podejmowane w strukturze przedsiębiorstwa w odpowiedzi na dostrzeżone nieprawidłowości, mają dla przedsiębiorców wiele zalet w porównaniu z działaniami prowadzonymi przez organy ścigania.
Postępowania wewnętrzne (internal investigations) to niewielki wycinek segmentu usług prawniczych i doradczych w Polsce, w praktyce dotyczący głównie świata dużych korporacji, których kultura korporacyjna i wewnętrzna organizacja wywodzi się z zachodniej kultury biznesowej lub uwarunkowana jest regulacjami prawnymi obowiązującymi w krajach Europy Zachodniej lub Stanach Zjednoczonych Ameryki.
Prawdopodobnie większość prawników praktykujących w Polsce będzie mieć problem ze zdefiniowaniem, czym są postępowania wewnętrzne. Niektórzy będą szukać analogii do postępowań dyscyplinarnych, inni mogą wręcz nie wiedzieć, czego rzecz dotyczy.
Wynika to po części z faktu, że postępowania wewnętrzne nie mają umocowania w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, a reguły działania w tego typu postępowaniach zostały wykształcone przez praktykę przyniesioną z Zachodu.
Czym są zatem postępowania wewnętrzne? Zazwyczaj są to działania podejmowane w strukturze przedsiębiorstwa, których bezpośrednim celem jest wyjaśnienie dostrzeżonych, poważnych nieprawidłowości, dokonanie ich oceny prawnej oraz wyciągnięcie z nich konsekwencji. Postępowania takie pozwalają też zapobiec dalszym nadużyciom oraz minimalizować ryzyko odpowiedzialności przedsiębiorcy.
Prowadzone postępowania dotyczą głównie nadużyć gospodarczych, choć coraz częściej pojawiają się przykłady postępowań dotyczących obszarów wrażliwych takich jak mobbing czy molestowanie seksualne.
W postępowaniach wewnętrznych, wbrew ich nazwie, powinni uczestniczyć zewnętrzni doradcy – prawnicy, audytorzy śledczy i specjaliści z zakresu IT, którzy na zlecenie organów przedsiębiorcy podejmują działania służące wyjaśnieniu nieprawidłowości: rozmawiają z pracownikami, analizują dane, oceniają skutki prawne itp. Takie rozwiązanie służyć ma zapewnieniu bezstronności i profesjonalizmu podejmowanych działań.
Warto zwrócić uwagę na istotny element, który odróżnia postępowania wewnętrzne prowadzone w Polsce od tych prowadzonych w Stanach Zjednoczonych lub niektórych krajach Europy Zachodniej. Na Zachodzie postępowania te mają umocowanie prawne i są instrumentem, który pozwala ograniczyć odpowiedzialność karną przedsiębiorcy. Tymczasem w Polsce, wobec niefunkcjonowania w praktyce odpowiedzialności karnej przedsiębiorstw, głównym motorem działania są albo instrukcje płynące z zachodnich podmiotów kontrolujących, albo kultura korporacyjna wymagająca wyjaśnienia i napiętnowania nieprawidłowości, które są udziałem pracowników, kadry menadżerskiej czy stałych współpracowników, a więc osób fizycznych. Rzadziej motywację stanowić będzie ryzyko regulacyjne związane z odpowiedzialnością administracyjną wobec regulatora.
Uwarunkowania prawne
Choć, jak wspomniano wcześniej, nie ma powszechnie obowiązujących regulacji odnoszących się do postępowań wewnętrznych, to nie ulega wątpliwości, że postępowania te dotykają szeregu zagadnień prawnych, które muszą być rozstrzygane na gruncie obowiązujących przepisów. Dotyczy to m.in.: umocowania do działania w strukturze korporacyjnej, zachowania poufności, relacji pracownik – pracodawca, tajemnicy zawodowej/adwokackiej, ochrony danych osobowych, tajemnic przedsiębiorstwa, a także możliwości wykorzystania ustaleń poczynionych w postępowaniu wewnętrznym lub dowodów w nim zgromadzonych w innych postępowaniach, np. sądowych, prokuratorskich i regulacyjnych.
Jeśli przyjmiemy założenie, że postępowania wewnętrzne w Polsce są prowadzone głównie w odniesieniu do nadużyć gospodarczych przybierających postać przestępstw, to należy zwrócić uwagę na następujące kwestie.
Konkurencyjność w stosunku do postępowania karnego
Ogromna większość przestępstw, w tym popełnianych w obrocie gospodarczym, jest ścigana z urzędu. Oznacza to, że każda wiarygodna informacja o zdarzeniu noszącym cechy przestępstwa może stanowić podstawę do wszczęcia śledztwa niezależnie od woli pokrzywdzonego.
Jednocześnie prawo nakazuje zawiadamiać organy ścigania w razie posiadania danych dostatecznie uzasadniających popełnienie przestępstwa (jest to tzw. społeczny obowiązek zawiadomienia o przestępstwie). Może to prowadzić do sytuacji, że zanim w firmie zapadnie decyzja o rozpoczęciu postępowania wewnętrznego, organy ścigania podejmą śledztwo np. na skutek donosu.
W praktyce przyjmuje się racjonalne założenie, że jednym z głównych celów postępowania wewnętrznego jest ustalenie przebiegu zdarzeń; tego, co się faktycznie stało. Dopiero potem można przeanalizować zebraną wiedzę, aby stwierdzić, czy mamy dostateczne informacje, by podejrzewać przestępstwo i zawiadamiać organy ścigania, czy też mamy do czynienia ze zwyczajnym deliktem pracowniczym, w którym adekwatne okażą się środki wynikające z prawa pracy lub prawa cywilnego.
W wielu przypadkach, mimo poszlak świadczących o przestępczym procederze, firmy nie decydują się na angażowanie organów ścigania i ograniczają się do zaprzestania współpracy z naruszycielami, kierując się względami pragmatycznymi, np. niewielką możliwością rzeczywistego naprawienia szkody lub wysokimi kosztami dalszych działań. Dochodzi wówczas do rozwiązania stosunku pracy, kontraktu menadżerskiego itp.
Postępowania wewnętrzne powinny być prowadzone przez prawników przy profesjonalnym wsparciu audytorów wewnętrznych oraz specjalistów od analizy i zabezpieczenia danych informatycznych. Służyć to ma m.in. poszanowaniu praw uczestników postępowania, dbaniu o jakość gromadzonych materiałów, a przede wszystkim zachowaniu gromadzonych danych w poufności.
Trudno nie dostrzec faktu, że taki zespół ludzi może potencjalnie dublować pracę organów ścigania. Biorąc pod uwagę, że jedną z głównych reguł postępowania karnego jest zasada bezpośredniości, która oznacza, że dowody muszą być przeprowadzane bezpośrednio przed organem prowadzącym postępowanie, łatwo można wyobrazić sobie niezadowolenie przedstawicieli organów ścigania, że w ramach postępowania wewnętrznego podejmuje się czynności, które prowadzone w sposób nieprofesjonalny mogą prowadzić do mataczenia i zniekształcania relacji świadków czy eliminować element zaskoczenia, tak istotny w postępowaniu karnym.
Dlatego – choć to truizm – podkreślić należy istotną rolę osób prowadzących postępowanie wewnętrzne, które powinny postępować roztropnie, nie ingerować w treść dowodów i korzystać z pomocy doświadczonych audytorów śledczych, którzy będą w stanie należycie zabezpieczyć dowody elektroniczne.
Podsumowanie
Niewątpliwą zaletą postępowań wewnętrznych jest szybkość w dochodzeniu do miarodajnych ustaleń przy wykorzystaniu nowoczesnych metod analizy danych informatycznych. W porównaniu z rzeczywistością działania „państwowych” organów ścigania, które niechętnie podejmują sprawy sektora prywatnego, postępowanie wewnętrzne pozwala szybko zareagować na dostrzeżone nieprawidłowości, a ponadto toczy się wyłącznie w interesie i pod kontrolą przedsiębiorcy, co kolokwialnie rzecz ujmując pozwala „prać własne brudy” bez ingerencji podmiotów publicznych.
Mimo zdecydowanie wyższych kosztów bieżących efekty tych postępowań często są w dłuższej perspektywie korzystniejsze niż wieloletnie postępowania prokuratorskie czy sądowe. Często również pozwalają dużo sprawniej prowadzić te ostatnie, bowiem materiał w nich gromadzony okazuje zwykle bardzo pomocny w śledztwach prowadzonych pod nadzorem prokuratury. Postępowania wewnętrzne są więc istotnym narzędziem w walce z nieprawidłowościami i stają się alternatywą dla państwowych organów ścigania.
Janusz Tomczak, praktyka karna kancelarii Wardyński i Wspólnicy
