Compliance w pigułce
Dla osób odpowiedzialnych za zapewnienie, że działalność firmy odbywa się zgodnie z prawem, istotne jest śledzenie bieżących zmian w prawie, których od pewnego czasu jest niemało. Czasami drobna zmiana w tekście ustawy jest ogromną zmianą w rzeczywistości. Warto więc w ramach przeglądu compliance zwrócić uwagę na kilka nowo wprowadzonych lub zapowiadanych zmian w prawie.
Zmiana przepisów o prokurze
Istotną zmianą dotyczącą reprezentacji spółek, która weszła w życie w roku 2017, jest zmiana przepisów o prokurze. Wprawdzie przepisy Kodeksu spółek handlowych nie zmieniły się w tym zakresie (w dalszym ciągu spółka może być reprezentowana m.in. przez członka zarządu wraz z prokurentem), ale Kodeks cywilny w wyniku zmiany art. 1094, która weszła w życie 1 stycznia 2017 r. wyszczególnia prokurę łączną, oddzielną oraz prokurę upoważniającą także lub wyłącznie do działania z członkiem zarządu.
W związku z powyższą zmianą, zważywszy na wcześniejsze orzeczenia Sądu Najwyższego oraz rozbieżne orzeczenia sądów powszechnych, należy przeanalizować dotychczas udzielone prokury w spółkach oraz rozważyć ponowne udzielenie tak zwanych prokur mieszanych (do reprezentowania z członkiem zarządu).
Nowe obowiązki dotyczące sprawozdań finansowych za rok 2017
Podmioty zainteresowania publicznego będą objęte nowymi obowiązkami sprawozdawczymi wynikającymi ze zmian w ustawie o rachunkowości. Począwszy od sprawozdania finansowego za rok obrotowy zakończony 31 grudnia 2017 r. podmioty te będą musiały ujawniać w sprawozdaniu z działalności dodatkowo wyodrębnioną część: „Oświadczenie na temat informacji niefinansowych”. Zmiany mają zwiększyć transparentność informacji niefinansowych — w zakresie społecznej odpowiedzialności biznesu oraz polityki różnorodności.
Zmiany rozwijające zasady ładu korporacyjnego spółek kapitałowych
Nowe przepisy Kodeksu spółek handlowych pozwalają określić w umowie spółki/statucie lub
w uchwale wspólników/akcjonariuszy kwalifikacje członków zarządu oraz zasady i tryb przeprowadzania postępowania kwalifikacyjnego.
Zasady postępowania w zakresie rozporządzania składnikiem aktywów trwałych lub dokonywania niektórych czynności prawnych mogą zostać ustalone uchwałą wspólników/akcjonariuszy lub umową/statutem spółki.
Zmiany w regulacjach publicznego obrotu papierami wartościowymi
W maju 2017 r. doszło do istotnej zmiany w przepisach dotyczących publicznego obrotu papierami wartościowymi i spółek publicznych związanej z dostosowaniem prawa do pakietu unijnych regulacji dotyczących nadużyć na rynku instrumentów finansowych (MAR) w zakresie sankcji za naruszenie obowiązków wynikających z tego rozporządzenia.
W tym roku weszły też w życie oczekiwane od dłuższego czasu przepisy liberalizujące zasady nabywania znacznych pakietów akcji spółek publicznych w zakresie wezwań. Z dniem 17 marca 2017 r. utracił moc art. 72 ustawy o ofercie publicznej, który przewidywał obowiązek ogłoszenia wezwania do zapisywania się na sprzedaż lub zamianę akcji w związku z przekroczeniem 5 lub 10% ogólnej liczby głosów w spółce publicznej.
RODO: nowe ramy ochrony danych osobowych
Rozwiązania, które zostały przyjęte w rozporządzeniu ogólnym o ochronie danych osobowych (RODO), budzą szerokie zainteresowanie i są licznie komentowane w prasie branżowej i codziennej. Najczęstszym motywem relacji prasowych jest konieczność dostosowania się do zmian w zasadach przetwarzania danych osobowych oraz dolegliwe sankcje w przypadku zaniedbania tego obowiązku.
Pomimo że tekst rozporządzenia znany jest od ponad roku, próby jego interpretacji wciąż pozostawiają wiele pytań bez odpowiedzi. Częściowo pomocą mogą służyć wytyczne Grupy Roboczej Art. 29, które przybliżają wybrane przepisy RODO: prawo do przenoszenia danych, stanowisko inspektora ochrony danych oraz ocenę skutków planowanych operacji przetwarzania danych dla ich ochrony. Najbliższe miesiące powinny być czasem intensywnych przygotowań do wdrożenia nowych zasad, przedsiębiorcy muszą ze szczególną uwagą ocenić potencjalne ryzyka związane z nieprawidłowym przetwarzaniem danych.
Monitoring pracowników
Wejście w życie RODO wpłynie też na kwestie związane z monitorowaniem pracowników.
Ponieważ w ramach monitoringu dochodzi do przetwarzania danych osobowych osób poddanych monitoringowi, należy stosować przede wszystkim przepisy prawa dotyczące ochrony danych osobowych. Obecnie są to głównie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych („UODO”), zaś począwszy od 25 maja 2018 r. będą to przepisy RODO.
Zgodnie z przepisami UODO przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, jeśli spełniona jest co najmniej jedna z przesłanek dopuszczalności przetwarzania danych osobowych. W oparciu o pogląd wyrażany w orzecznictwie sądów administracyjnych oraz przez GIODO przyjmuje się, że monitorowanie pracowników jest dopuszczalne w oparciu o tzw. przesłankę prawnie usprawiedliwionego celu administratora danych osobowych (w stosunkach pracowniczych – pracodawcy), pod warunkiem jednak, że takie przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą (np. prawa do prywatności).
Takim prawnie usprawiedliwionym celem może być przykładowo zapewnienie bezpieczeństwa w zakładzie pracy, bezpieczeństwa mieniu i informacjom poufnym pracodawcy i inne podobne. Monitorowanie zaś, co do zasady, nie narusza praw i wolności pracowników, jeżeli pracownicy zostali poinformowani o monitorowaniu przed jego rozpoczęciem. Przepisy RODO, podobnie jak UODO, nie regulują wprost kwestii związanych z monitorowaniem pracowników. Przewidują natomiast, że przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, jeżeli jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych.
Krajowa Administracja Skarbowa – zmiany w organach podatkowych, skarbowych i celnych
Od 1 marca 2017 r. obowiązuje ustawa o Krajowej Administracji Skarbowej. Wprowadziła ona zmiany w funkcjonowaniu organów administracji podatkowej, celnej i kontroli skarbowej. Od dnia wejścia w życie ustawy istnieje nowy rodzaj organów, tj. urzędy celno-skarbowe. Jednostki te zostały powołane w celu wykrywania przestępstw popełnianych na szeroką skalę na szkodę Skarbu Państwa i ścigania ich sprawców.
Wraz z powołaniem nowych organów wprowadzony został również nowy typ postępowania kontrolnego, tj. kontrola celno-skarbowa. Nowy rodzaj kontroli charakteryzuje się istotną odrębnością w stosunku do postępowań prowadzonych przez organy podatkowe na podstawie przepisów ordynacji podatkowej. Różnice dotyczą przede wszystkim uprawnień organów kontrolujących oraz obowiązków podmiotów kontrolowanych i innych osób podlegających kontroli. W szczególności należy wskazać na szerokie uprawnienia kontrolujących, w tym możliwość przeszukania lokali mieszkalnych w celu znalezienia dowodów mających znaczenie dla prowadzonej kontroli celno-skarbowej, po uzyskaniu zgody właściwego prokuratora rejonowego (a w przypadkach niecierpiących zwłoki – bez uprzedniej zgody prokuratora).
Artykuł jest kompilacją materiałów przygotowanych przez prelegentów seminarium „Compliance w spółkach” zorganizowanego przez kancelarię Wardyński i Wspólnicy oraz Stowarzyszenie Emitentów Giełdowych
