Formalne przesłanki powiadomienia według nowych warunków kontraktowych FIDIC (2017)
Nowe wzory warunków kontraktowych FIDIC określają szczególne warunki, jakie musi spełnić powiadomienie, aby wywarło określone skutki.
Mowa tu o subklauzuli 1.3 i obowiązkach powiadomienia (give notice) rozproszonych w różnych klauzulach w nowej edycji warunków kontraktowych FIDIC. Oczywiście obowiązek zachowania szczególnej formy powiadomienia to nie jedyna zmiana potwierdzająca formalistyczne podejście nowego FIDIC. Jest ona jednak jedną z ważniejszych zmian, która może mieć istotny wpływ na sytuację prawną nie tylko wykonawcy, ale także inżyniera lub zamawiającego.
Zmiana w zakresie szczególnej kwalifikacji powiadomień (zdefiniowana w subklauzuli 1.1.) została wymieniona na liście kluczowych zmian warunków kontraktowych FIDIC w ostatnim komentarzu Międzynarodowej Federacji Inżynierów-Konsultantów (opublikowanym w marcu 2018 r.).
Dotychczas klauzula 1.3, określając warunki formalne dokumentów wystawianych na podstawie kontraktu, ograniczała się do wskazania, że muszą one mieć formę pisemną oraz do ustalenia sposobu doręczenia i adresu doręczenia. Nowa regulacja nadmienia dodatkowo, że musi to być oryginał podpisany przez upoważnionych reprezentantów, przewiduje oryginał w postaci wyciągu z systemu elektronicznego, a także wskazuje, kiedy następuje skutek doręczenia dokumentów. Te wymagania odnoszą się do wszelkiego rodzaju dokumentów wystawianych na podstawie kontraktu.
Natomiast w odniesieniu do powiadomienia nowa klauzula nakłada obowiązek nazwania danego dokumentu powiadomieniem (jeśli nim faktycznie jest) ze wskazaniem klauzuli będącej podstawą jego wystawienia. Na pierwszy rzut oka obowiązki te wydają się proste i niewymagające szczególnej uwagi. Ich spełnienie wymaga jednak bardzo dobrej znajomości warunków kontraktowych FIDIC.
W związku z tym w nowych warunkach kontraktowych istotne znaczenie będzie miało to, czy dany komunikat jest powiadomieniem czy innym dokumentem.
Praktyka realizacji kontraktów opartych na poprzednich wzorach FIDIC pokazuje, że w przypadku powiadomień mających bezpośredni wpływ na ukształtowanie praw i obowiązków (np. powiadomienie o okolicznościach będących podstawą do zgłoszenia roszczenia na podstawie subklauzuli 4.12 poprzedniej edycji FIDIC), były dokonywane z zachowaniem tych wymagań, które wprowadza nowa edycja. Zachowanie szczególnych warunków skuteczności danego komunikatu naturalnie prowadziło do identyfikacji komunikatu i podania podstawy prawnej.
Niemniej jednak przy realizacji kontraktu w oparciu o nowe warunki kontraktowe, uczestnicy kontraktu będą musieli zwrócić szczególną uwagę na dokumenty, które sporządzają, nawet te o charakterze zupełnie porządkowym. Skutki niezachowania wymaganej formy (w tym nie nazwanie dokumentu powiadomieniem i brak wskazania podstawy kontraktowej) będą zależały od charakteru samego powiadomienia – w pierwszej kolejności będą prowadzić do nieskuteczności danego dokumentu, co może rodzić dalsze skutki mające doniosłe znaczenie przy realizacji kontraktu.
Dla przykładu można powołać subklauzulę 3.3 – zgodnie z powołaną klauzulą, inżynier w formie Powiadomienia informuje strony (wykonawcę i zamawiającego) o jego zastępcach, którzy podczas nieobecności inżyniera powinni być na terenie budowy przez cały czas wykonywania pracy. Nienależyte przygotowanie tego Powiadomienia spowoduje nieskuteczne ustanowienie zastępcy, a także niespełnienie obowiązku przebywania na terenie budowy podczas prac. Idąc dalej, taka sytuacja może przyczynić się do utraty bieżącej kontroli wykonywanych prac i wpłynąć na sytuację prawną uczestników kontraktu.
Dlatego przy analizie kontraktów opartych na nowej edycji FIDIC warto zwrócić uwagę na klauzule, które mówią o powiadomieniach.
Serom Kim, praktyka infrastruktury, transportu, zamówień publicznych i PPP kancelarii Wardyński i Wspólnicy
