Kserokopii dokumentu sąd nie może z góry pomijać | Co do zasady

Przez dłuższy czas w orzecznictwie sądowym powszechnie przyjmowano, że kserokopia dokumentu – niepoświadczona za zgodność z oryginałem – w zasadzie nie ma mocy dowodowej. Wydaje się jednak, że tak ukształtowana linia orzecznicza ulega pewnej zmianie i kierunek ten należy zaaprobować.

Postanowienie Sądu Najwyższego z 26 listopada 2014 roku, III CSK 254/13

Rozważania na kanwie wskazanego postanowienia Sądu Najwyższego należałoby rozpocząć od wskazania, czym jest dokument, a także jakiego rodzaju dowody można wykorzystywać przed sądem powszechnym.

Kodeks postępowania cywilnego rozróżnia dwa rodzaje dokumentów: urzędowe i prywatne. Art. 244 § 1 k.p.c. wskazuje, że Dokumenty urzędowe, sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. W § 2 tego przepisu taką samą definicję odnosi się do dokumentów urzędowych sporządzonych przez organizacje zawodowe, samorządowe, spółdzielcze i inne organizacje pozarządowe w zakresie zleconych im przez ustawę spraw z dziedziny administracji publicznej.

Zgodnie natomiast z art. 245 k.p.c. Dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Aby zatem dokument w potocznym tego słowa znaczeniu był dokumentem prywatnym zgodnie z k.p.c., musi zawierać własnoręczny podpis (pomijam w tym miejscu kwestię podpisu elektronicznego).

Kserokopia dokumentu dokumentem nie jest…

Właśnie kwestia podpisu była najczęściej podnoszona w praktyce orzeczniczej, gdy chodziło o niedopuszczenie dowodu z kserokopii dokumentu jako dowodu w sprawie.

Przyjmowano bowiem, że nawet jeśli skserowany został dokument podpisany uprzednio w oryginale, to podpis widniejący na kserokopii podpisem nie jest, jedynie jego odwzorowaniem.

Oczywiście kopia kserograficzna mogła uzyskać status równy dokumentowi w wyniku poświadczenia jej za zgodność z oryginałem przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa (vide art. 129 § 2 k.p.c.).

Problem jednak polega na tym, że gdyby strona oryginał miała, równie dobrze mogłaby go złożyć w sądzie, a jeśli oryginał dokumentu zaginął, został skradziony, strona nie ma do niego dostępu, poświadczenie za zgodność z oryginałem nie jest możliwe, bowiem notariusz lub pełnomocnik nie może stwierdzić, że ma do czynienia z dokumentem oryginalnym.

W takiej sytuacji powstaje impas, z którego trudno jest wybrnąć.

… tak też uważają sądy obydwu instancji

W znalezieniu rozwiązania wydaje się istotnie pomagać omawiane postanowienie Sądu Najwyższego.

Sprawa dotyczyła stwierdzenia zasiedzenia przez przedsiębiorstwo energetyczne służebności przesyłu. Chodziło przede wszystkim o możliwość doliczenia do okresu zasiedzenia czasu posiadania nieruchomości przez poprzednika prawnego wnioskodawcy.

Jak wskazuje Sąd Najwyższy odnośnie do stanu faktycznego sprawy, Sąd Rejonowy zakwestionował zdatność części kserokopii dostarczonych przez wnioskodawcę do pełnienia roli dowodu z dokumentów, ponieważ nie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem. Zgodził się jedynie, że w tej formie wnioskodawca może dowodzić faktu wydania i treści dokumentów sprzed kilkudziesięciu lat, których, mimo starań, nie można odnaleźć. Natomiast przyjęcie dopuszczalności stosowania niepotwierdzonych kserokopii jako dowodów, o których mowa w art. 308 k.p.c., mimo dostępności dokumentów, które umożliwią potwierdzenie zgodności kserokopii z oryginałem uznał za prowadzące do obejścia przepisów o dowodzie z dokumentów.

Przepis art. 308 k.p.c. był niejednokrotnie rozważany w kontekście wartości dowodowej kserokopii, jednak orzecznictwo zapadające na jego podstawie było bardzo zróżnicowane. Przepis ten wskazuje też literalnie na fotokopię, nie kserokopię.

Odnośnie do stanowiska sądu okręgowego w tym zakresie wskazano m.in. że Przedłożone przez wnioskodawcę kopie dokumentów [sąd okręgowy] ocenił jako pozbawione cech dokumentu urzędowego i nie uprawniające do łączenia z nimi domniemań przewidzianych w art. 244 § 1 k.p.c., ponieważ nie zostały poświadczone za zgodność z oryginałem, mimo zarzutów podnoszonych przez uczestników.

Nie oznacza to, że kserokopia nie może stanowić dowodu…

Sąd Najwyższy, uwzględniając skargę kasacyjną (jakkolwiek nie z powodu naruszenia omawianych przepisów o dokumentach i innych dowodach), wskazał, że oczywiście w pierwszej kolejności dowodzenie treści wymaga zachowania reguł obowiązujących w wypadku prowadzenia dowodu z dokumentów. Dokumenty w sprawie były nawet bardziej specyficzne od dokumentów prywatnych, bowiem chodziło o kserokopie decyzji administracyjnych (dokumentów urzędowych). Nie ma jednak żadnych przeszkód, aby w ten sam sposób traktować dokumenty prywatne.

Natomiast na wypadek, gdyby takiej możliwości nie było, Sąd Najwyższy wskazuje, że Posłużenie się niepotwierdzoną kserokopią jako środkiem mającym posłużyć ustaleniu treści pisemnego dokumentu uznać należy za dopuszczalne tylko wówczas, kiedy z przyczyn faktycznych uzyskanie dostępu do oryginału lub wypisu lub odpisu funkcjonującego na prawach oryginału nie jest możliwe dla strony, a także dla sądu. Wówczas nie zachodzi niebezpieczeństwo obejścia przepisów o prowadzeniu dowodu z dokumentów (…), a jednocześnie nie doznaje naruszenia prawo strony do dowodzenia swoich racji innymi środkami (przyrządami), które utrwalają obrazy (w tym wypadku obraz dokumentu, którego oryginał lub odpis na prawach oryginału się nie zachował) i mogą posłużyć ustaleniu, czy określony dokument istniał, jaką treść zawierał i od kogo pochodził.

W uzasadnieniu zwraca się uwagę na istotne podobieństwo z fotokopią, o której mowa w art. 308 k.p.c.: Kserokopia jest formą technicznego (z wykorzystaniem fotoelektrycznego) odtworzenia i utrwalenia dokumentów, rysunków i innych dwuwymiarowych elementów graficznych. Nie różni się zasadniczo, jeśli chodzi o rezultat w postaci kopii od fotokopii, która wymieniona została w art. 308 k.p.c.

Wreszcie Sąd Najwyższy wskazuje na konieczność interpretowania przepisów o rodzajach dowodów łącznie z ogólnymi zasadami postępowania dowodowego, tylko bowiem takie – systemowe – ujęcie zapewnia prawidłowe ich stosowanie przez sądy. W innym przypadku powstawałby nieznany ustawie (zatem niedopuszczalny) zakaz dowodowy: Wyłączenie możliwości posłużenia się kserokopią dokumentu, którego istnienia i treści nie można inaczej wykazywać prowadziłoby do powstania niewynikającego z przepisów zakazu dowodowego. Dostatecznym zabezpieczeniem przed nadużyciami jest, ujęty w art. 233 § 1 k.p.c., obowiązek przeprowadzenia przez sąd wszechstronnej oceny wiarygodności takiego dowodu.

… trzeba jednak wykazać nieosiągalność oryginału

Argumenty te zasługują na aprobatę i w tym zakresie omawiane postanowienie należy uznać za istotne dla praktyki. Niestety w dalszej części zaprezentowane stanowisko podlega pewnemu zawężeniu, Sąd Najwyższy bowiem wskazuje, że Obydwa Sądy przychyliły się […] do poglądu, akceptowanego także przez Sąd Najwyższy, że zastosowanie tej metody do ustalenia treści dokumentów, których nieosiągalność nie została wykazana, stanowiłoby obejście przepisów o prowadzeniu dowodu z dokumentów.

Skoro wymagane jest wykazanie niemożliwości przedłożenia dokumentu, należy w tym celu powołać określone twierdzenia tudzież dowody. W tym miejscu pojawia się pytanie, jak daleko należy prowadzić dowód, że nie można przedłożyć innego dowodu (dokumentu) w oryginale.

Z jednej strony zgodzić się należy, że nie wystarczy zwykłe wskazanie, że oryginału dokumentu się nie posiada. Na tej zasadzie bowiem oryginalne dokumenty w zasadzie nie miałyby większego procesowego znaczenia.

Jednak z drugiej strony nie może być w żadnym razie tak, że strona powołująca się na zachowaną bądź zeskanowaną kserokopię dokumentu wystawionego kilka(naście) lat temu, wysłanego na przykład do podmiotu, który nie przechowuje dokumentów prywatnych ponad pewien okres (a jednocześnie strona sama nie zachowuje wtóropisu), nie będzie miała szansy takiego dowodu przeprowadzić.

Zwróćmy bowiem uwagę chociażby na istniejące przepisy¹ przewidujące obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej czy dotyczącej składek na ubezpieczenie społeczne przez okres pięciu lat. Dlaczego wobec dokumentów prywatnych kryteria czasu przechowywania miałyby być zaostrzone, skoro brak jest w ogóle ustawowego obowiązku przechowywania takich dokumentów?

Komentowane postanowienie jest zatem krokiem w dobrą stronę, nie należy jedynie nadmiernie rozszerzać konieczności dowodzenia, dlaczego danego dokumentu już się w oryginale nie posiada.

dr Maciej Kiełbowski, praktyka postępowań sądowych i arbitrażowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy