Przekazywanie wyjaśnień i uzupełnianie dokumentów przez wykonawcę w postępowaniu o zamówienie publiczne | Co do zasady

Tryb postępowania zamawiającego w sytuacji, gdy wykonawca nie złożył wraz z ofertą wymaganych oświadczeń lub dokumentów, bądź gdy dokumenty te budzą wątpliwości, reguluje art. 26 ustawy – Prawo zamówień publicznych („u.p.z.p.”). Zgodnie z ust. 3 i ust. 4 tego przepisu zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do złożenia wskazanych dokumentów lub wyjaśnień w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Co prawda art. 9 ust. 1 u.p.z.p. ustanawia zasadę pisemności postępowania (formę pisemną ma dokument, który zawiera co najmniej własnoręczny podpis, przy czym z formą pisemną zrównana jest forma dokumentu elektronicznego z bezpiecznym podpisem elektronicznym). Jak wynika jednak z art. 27 ust. 1 u.p.z.p., w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz inne informacje zamawiający i wykonawcy przekazują sobie, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną.

Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i informacje mogą być zatem w postępowaniu o zamówienie publiczne przekazywane nie tylko w formie pisemnej. Jeżeli zamawiający określił, że dokumenty te mogą być składane w każdej z dopuszczonych u.p.z.p. form, zarówno zamawiający, jak i wykonawcy mogą zdecydować się na komunikację za pomocą faksu albo e-maila. W takim przypadku każda ze stron może zażądać od drugiej potwierdzenia otrzymania informacji w takiej formie.

Porozumiewanie się za pomocą faksu i e-maila sprzyja szybkości postępowania, jednak wybór przez zamawiającego tych form komunikacji nie może ograniczać konkurencji. Z tego powodu forma pisemna jest zawsze dopuszczalnym sposobem przekazania uzupełniających wyjaśnień, dokumentów czy informacji (art. 27 ust. 3 u.p.z.p.). Dlatego też nawet w przypadku, gdy zamawiający określi sposób porozumiewania się, wybierając formę inną niż pisemna, a zawiadomienia, wnioski lub informacje zostaną mu przekazane w formie pisemnej, nie będzie mógł uznać wadliwości takiej czynności ze względu na regulację art. 27 ust. 3 u.p.z.p.

Osobną kwestią jest zachowanie terminu przy udzielaniu wyjaśnień czy uzupełnianiu dokumentów. Co do zasady, zamawiający ma dużą swobodę w określeniu zarówno terminu, jak i sposobu przekazania uzupełnień dokumentów. W przypadku jednak, gdy w danym postępowaniu dopuszczalną formą komunikacji jest każda z trzech wymienionych w ustawie, w braku wyraźnych, odmiennych instrukcji ze strony zamawiającego należy przyjąć, że wykonawca powinien w terminie wskazanym przez zamawiającego złożyć pismo osobiście w siedzibie zamawiającego bądź też nadać na poczcie list polecony. Nawet jeżeli inni wykonawcy zdecydują się w takim przypadku wysłać informację faksem lub pocztą elektroniczną, termin wyznaczony przez zamawiającego będzie w praktyce dla wszystkich wykonawców taki sam: każdy z nich będzie musiał sporządzić i wysłać odpowiedź w takim samym terminie, chociaż nie wpłynie ona do zamawiającego w tym samym czasie. W tym przypadku znaczenie ma nie moment dotarcia informacji do zamawiającego, ale moment wysłania odpowiedzi przez wykonawcę.

W celu uniknięcia wątpliwości co do formy udzielania wyjaśnień – a w konsekwencji także co do zachowania terminu – zamawiający, żądając od wykonawców dodatkowych informacji, najczęściej dodatkowo wskazują, że wykonawca w wyznaczonym terminie powinien wysłać do zamawiającego faks, a równolegle nadać pismo pocztą.