Przekształcenie spółki handlowej kończy się z chwilą dokonania wpisu w KRS zgodnie z wnioskiem o zarejestrowanie przekształcenia
Na złożenie wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) o zarejestrowanie przekształconej spółki osobowej jest tylko 7 dni od chwili podjęcia uchwały o przekształceniu spółki handlowej w spółkę osobową, podczas gdy w przypadku spółki kapitałowej (t.j. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej) oraz spółki komandytowo-akcyjnej termin do złożenia tegoż wniosku wynosi pół roku. Niezachowanie powyższego krótkiego siedmiodniowego terminu może skutkować wobec nieusunięcia braków zastosowaniem przez sąd grzywny wobec wspólników zobowiązanych do złożenia wniosku o wpis spółki przekształconej. Z kolei uchybienie pół rocznego terminu do zarejestrowania przekształcenia wykluczy możliwość zarejestrowania spółki przekształconej (tj. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej oraz spółki komandytowo-akcyjnej) w KRS.
W myśl art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek o wpis do KRS powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Ponieważ przepisy KSH nie regulują terminu zgłaszania spółek osobowych (innych niż spółka komandytowo-akcyjna) do KRS, jednomyślnie przyjmuje się, że termin zgłoszenia przekształconej spółki osobowej do KRS wyznacza wyłącznie cytowany powyżej art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sadowym. Za zdarzenie uzasadniające dokonanie wpisu uznaje się zawarcie umowy przekształconej spółki osobowej zawartej w uchwale o przekształceniu w osobową spółkę handlową, o ile oświadczenia o uczestniczeniu przez wspólników w spółce przekształconej zostały złożone w dniu powzięcia uchwały o przekształceniu spółki.
W odniesieniu do spółek kapitałowych oraz spółki komandytowo-akcyjnej powyższy siedmiodniowy termin zgłoszenia wniosku o wpis spółki przekształconej będącej spółką kapitałową nie znajduje zastosowania. KSH nie określa wprawdzie bezpośrednio, w jakim terminie wniosek o wpis przekształconej spółki kapitałowej oraz spółki komandytowo-akcyjnej powinien być zgłoszony do KRS. KSH nakłada natomiast obowiązek zgłoszenia zawiązania spółki do KRS w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki (w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) bądź też od daty sporządzenia statutu (w przypadku spółki akcyjnej oraz spółki komandytowo-akcyjnej). Skoro w rezultacie przekształcenia spółka przekształcana przybiera nową formą prawną i otrzymuje nowy numer KRS, wpis spółki przekształconej ma podobne skutki jak powstanie nowej spółki. Stąd też przyjmuje się, że przepisy KSH dotyczące terminu wykonania obowiązku zgłoszenia spółki do KRS stanowią przepisy szczególne w stosunku do art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. W konsekwencji złożenie wniosku o rejestrację przekształcenia musi nastąpić w terminie sześciu miesięcy od zawarcia umowy lub podpisania statutu spółki akcyjnej oraz spółki komandytowo-akcyjnej.
Odmienność powyższych terminów powoduje, że w przypadku spółek osobowych konieczne staje się przygotowanie niezbędnych wniosków przynajmniej równolegle z przygotowaniem uchwały o przekształceniu spółki. Jeżeli wnioski do KRS wraz z załącznikami nie zostaną odpowiednio wcześnie przygotowane, w szczególności, gdy wspólnicy bądź akcjonariusze przebywają na stałe poza granicami Polski, siedmiodniowy termin na zgłoszenie wniosku do KRS może się okazać zbyt krótki na zgromadzenie całości dokumentów.
Maciej Dejak